派遣事業更新に必要な書類、何を準備すればいい？【完全版】
派遣事業の更新に必要な帳簿とは？
労働者派遣事業を更新する際には、申請書や財務資料だけでなく、日常の事業運営で作成・保存してきた帳簿や記録類も重要な確認対象となります。
帳簿は「形式的に用意する書類」ではなく、実際の運営が適切に行われていることを示す証拠であり、不備があると更新が認められないケースもあります。
本記事では、派遣事業更新時に必要となる帳簿の種類、保存義務、管理方法、よくある不備と対策を詳しく解説します。
更新審査で確認される主な帳簿類
派遣事業において作成・保存が義務付けられている代表的な帳簿類は以下のとおりです。
- 派遣元管理台帳：派遣労働者ごとに就業状況、雇用契約内容を記録
- 派遣先管理台帳：派遣先ごとに契約内容、就業条件、受入人数を記録
- 労働者名簿：氏名・住所・雇用開始日など基本情報
- 賃金台帳：賃金額、支給日、控除内容を記録
- 教育訓練記録：キャリアアップ研修の実施状況
- 労働条件通知書（写し）
- 派遣契約書（派遣元・派遣先間）
これらが欠けている、または記録が不十分な場合、更新審査で重大な指摘を受けることになります。
帳簿保存の義務と期間
派遣事業における帳簿類は、労働基準法や労働者派遣法に基づき一定期間保存が義務付けられています。
- 労働者名簿・賃金台帳：3年間
- 派遣元管理台帳・派遣先管理台帳：3年間
- 派遣契約書：3年間
- 教育訓練記録：3年間
保存期間は労働者の雇用終了や契約終了から起算されるため、単に「作成日から3年」ではない点に注意が必要です。
電子データでの保存は可能か？
近年は紙ではなく電子データで管理する事業者も増えています。
労働者派遣法上、適切な方法で電子保存すれば問題ありませんが、次の条件を満たす必要があります。
- いつでも画面表示やプリントアウトが可能であること
- 改ざん防止措置が取られていること
- バックアップが確実に行われていること
例えばクラウドシステムや専用の派遣管理ソフトを利用すれば効率的に管理できます。
ただし、形式だけでなく実際に運用できているかが更新審査で確認されます。
帳簿不備があるとどうなる？
更新申請時に帳簿の不備があると、労働局から改善指導を受ける場合があります。
- 保存期間を満たしていない
- 台帳が未整備または記録が不十分
- 派遣契約書や労働条件通知書の写しが保存されていない
軽微な不備であれば改善を求められるだけですが、重大な不備や虚偽がある場合は更新不許可となるリスクもあります。
帳簿は単なる形式ではなく、適正運営の証拠であることを意識しましょう。
帳簿管理の実務的な工夫
帳簿を効率的に管理するためには、次の工夫が有効です。
- クラウド型の派遣管理システムを活用する
- 紙と電子を併用し、二重管理でリスクを減らす
- 定期的に内部監査を実施し、不備を洗い出す
- 更新申請の半年前に帳簿一式を点検する
また、AUP（合意された手続）を活用すれば、第三者の限定的な確認を受けることができ、帳簿の信頼性を高められます。
更新費用との関係
帳簿管理そのものに直接的な費用はかかりませんが、不備があった場合は改善のために追加コストが発生します。
- 管理システム導入費用
- 帳簿整理の外注費
- 専門家への相談料
費用面については派遣事業更新にかかる費用も併せてご確認ください。
よくある質問（FAQ）
- Q. 帳簿を紙で保存しなければいけませんか？
- A. 電子データでの保存も可能ですが、改ざん防止やバックアップ体制が必要です。
- Q. 保存期間は必ず3年ですか？
- A. はい。派遣元・派遣先台帳や契約書などは雇用終了・契約終了から3年間の保存義務があります。
- Q. 帳簿不備があった場合は更新できませんか？
- A. 軽微な不備であれば改善指導で済むこともありますが、重大な不備は更新不許可につながる可能性があります。
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まとめ：帳簿管理は更新成功のカギ
派遣事業の更新時に確認される帳簿は、単なる書類ではなく、事業運営の適正さを示す大切な記録です。
保存期間や記録方法を守り、不備がない状態で申請を迎えることが更新成功のカギとなります。
クラウド管理や専門家の支援を取り入れつつ、早めに点検を行いましょう。
更新申請の際には、帳簿の整備状況が審査の信頼性を高める最大の要素のひとつです。
