派遣事業更新に必要な帳簿整備の実務チェックリスト｜不備を防ぐ書類管理と審査対応のポイント
派遣事業の更新審査では、資産要件や責任者要件と並び、帳簿の整備状況が大きな審査ポイントになります。
実際に、不許可や差し戻しの原因の多くが「帳簿不備」によるものです。
この記事では、更新時に必要な帳簿の種類、整備が不十分だとどのようなリスクがあるのか、そして不備を防ぐためのチェックリストを解説します。
帳簿整備が更新審査で重要視される理由
- 派遣労働者の労働条件を確認する基盤
契約・勤務時間・賃金の整合性が帳簿から読み取れるかどうかが、適正運営の判断材料となります。 - 法令遵守の実効性を測る指標
法律上必要な記録を作成・保存しているかが、コンプライアンス体制の有無を示します。 - 不備＝管理体制の不十分さ
帳簿が揃っていない場合、「労務管理全般に問題がある」と評価されるリスクがあります。
更新に必要な主要帳簿一覧
派遣元管理台帳
- 派遣労働者ごとに作成必須
- 氏名、派遣期間、就業場所、業務内容などを記載
労働者派遣契約書（個別契約書）
- 派遣先と締結した契約の控え
- 就業条件・業務内容・期間を明記
勤怠管理簿
- 実際の労働時間を記録
- 36協定との整合性を確認できるようにする
賃金台帳
- 労働基準法で作成義務あり
- 支給額、控除額、労働時間などを明記
教育訓練記録
- 派遣労働者への教育訓練実施記録
- 派遣法に基づく義務の履行を証明する資料
帳簿不備が不許可につながる典型例
- 台帳の記載漏れ
派遣労働者の住所や派遣先情報が抜けている。 - 契約と勤怠・賃金の不一致
契約書では8時間勤務となっているのに、勤怠簿では残業が多発し、賃金台帳に反映されていない。 - 保存期間を満たしていない
法令上3年間保存が必要だが、途中で廃棄している。 - 形式はあるが実態と乖離
形式上は帳簿が揃っていても、内容に誤りが多い。
帳簿整備チェックリスト
- 派遣元管理台帳に必要な記載が漏れなくあるか
- 労働者派遣契約書と個別契約の控えを保存しているか
- 勤怠管理簿と賃金台帳が突合可能か
- 賃金台帳に労働時間・支給額・控除額が記載されているか
- 教育訓練記録を作成し、保存しているか
- 保存期間（3年以上）を守っているか
- 電子化している場合、改ざん防止措置が取られているか
よくある不備とその対策
管理台帳の記載漏れ
→ 派遣労働者1名ごとに台帳を整備し、定期的にチェックリストで確認。
勤怠と賃金の不整合
→ タイムカード・システム記録と賃金台帳を突合し、月次で点検。
書類の散逸
→ 電子化保存を導入し、アクセス権限を制御。
改善報告の不足
→ 不備があった場合は「原因・是正・再発防止策」を明文化。
帳簿整備と他要件との関係性
- 資産要件との関係
賃金台帳は、資金繰りや支払能力の裏付け資料となります。 - 責任者要件との関係
派遣元責任者は帳簿の整備状況を監督する立場にあり、整備不備は責任者要件にも影響。
審査で有効な証拠化のポイント
- 帳簿のサンプルを提出
- 電子保存システムの仕様書を添付
- 内部監査記録を残す
これにより、形式的な整備だけでなく、実効性ある管理体制を示せます。
帳簿整備は更新の信頼性を左右する
派遣事業更新では、帳簿不備が不許可の大きな要因となります。
帳簿の種類と要件を正しく理解し、チェックリストで定期的に点検することが大切です。
資産要件や責任者要件を満たしていても、帳簿が不備なら更新は認められません。
更新成功のためには、帳簿＝法令遵守の証拠と捉え、日常的に整備しておくことが不可欠です。
